Ivent-menejerdan unutilmas bayramni qanday tashkil qilish haqida (adekvat deb o‘qilsin)
Tadbirni tashkil qilish oson emas, ayniqsa bayram yoki kecha bo‘lsa.
Siz biror tadbir o‘tkazishni rejalashtiryapsiz, biroq byudjetingiz mutaxassislarga murojaat qilishga imkon bermaydi. Biz siz uchun 6 yillik tajribaga ega ivent-menejer Vyacheslav Pak bilan tashkiliy ishlarni ko‘ngildagidek o‘tkazish uchun chek-list tuzdik.
Tadbirga tayyorgarlik
Har qanday ziyofatningning asosi – uning mavzusidir. Senariy va g’oyalarsiz u oddiy “o‘yin-kulgu”ga aylanib qoladi.
Shuning uchun, avvalo, konsepsiyani aniqlab oling, butun ssenariyning har bir bandini daqiqalarigacha belgilab olishingiz kerak.
So‘ngra sizga kerak bo‘lgan insonlarni qidirishga tushing. Joy, boshlovchi, DJ hamda taomlar qimmat va hashamatli bo‘lishi shart emas. Eng muhimi, bularning barchasi sizning konsepsiyangizga mos kelishi kerak. Misol uchun, sizning kechangiz “Gollivud” uslubida bo‘lsa, qanday taomlarning tortilishi muhim emas, asosiysi, bu mavzuga mos bo‘lishi kerak. Shu sababli g‘oyani o‘ylab topish – tashkillashtirishning eng ahamiyatli qismidir.
Tashkil qilish va maqsadlarni aniqlash
Tashkiliy ishlar, tashkilotchi sifatida, siz erishmoqchi bo‘lgan maqsadlarni belgilash bilan boshlanishi kerak. Agar maqsad bo‘lmasa, pul va vaqtingizni behuda sarflagan bo‘lasiz. Ziyofat har doim ham yaxshi vaqt o‘tkazish vazifasini bajarmaydi. Bu shuningdek, “networking” va “teambuilding” vositasidir. To‘g‘ri belgilangan maqsadlar – tadbirning muvaffaqiyatini belgilaydigan chek-listdir.
Tashkiliy ishlar mobaynida detallarga e’tibor bering. Aynan detallar bayramning barcha taassurotlarini buzishi mumkin. Misol uchun, bir kuni men kirishdagi chiptalarni tekshirishni unchalik mas’uliyatli bo‘lmagan yigitga ishonib topshirdim, bu esa tadbirga begonalarning kirishiga va natijada janjal bo‘lishiga sabab bo‘ldi.
Yo‘l qo‘yilayotgan xatolarni taxmin qilish uchun tadbirni boshidan oxirigacha xayolingizda tasavvur qilib ko‘rishni tavsiya qilaman. Umuman olganda, agar biror nimani yaxshi bajarmoqchi bo‘lsangiz, buni o‘zingiz qiling. Agar kimgadir ishonib topshirsangiz, uni nazorat qiling va tekshirib ko‘ring.
Joyni tanlash
Ziyofat uchun kerakli jihozlar joylashadigan har qanday joy mos keladi. Pandemiyadan keyin, ayniqsa, bitiruvchilar orasida open-air (ochiq havodagi) ziyofatlar va hovuz yonidagi bazmlar ommabop bo‘ldi.
Shunga qaramay, men baribir kechalarni restoranlarda o‘tkazishni maslahat beraman, chunki ular bunday tadbirlar uchun to‘liq jihozlangan. U yerda uskunalarning kutilmagan nosozliklari va boshqa texnik muammolar deyarli bo‘lmaydi.
Menyuni tuzish va bino ichini bezatish
Taom va ichimliklar bilan restoranning o‘zi shug‘ullanadi: ular belgilangan umumiy narxga qarab bir kishi uchun o‘rtacha menyu taqdim etishadi. Bayram bezaklari ham ular tomonidan amalga oshiriladi yoki maxsus bezatish agentliklariga murojaat qilishingiz mumkin.
Agar siz o‘z qo‘llaringiz bilan bezatmoqchi bo‘lsangiz, avvalambor, bezatishning bir necha namunalarini ko‘rib chiqishingizni tavsiya qilaman. Bu ishingizni ancha osonlashtiradi, chunki bu orqali siz nima kerakligini va qanday ko‘rinishda bo‘lishini aniq bilib olasiz.
Menyu masalasida ziyofatga taklif etilganlarni hisobga olish, ularning nimani afzal ko‘rishini unutmaslik muhimdir. Mehmonlarning yoshi, qiziqishlari va jinsini hisobga olgan holda, ko‘pchilik uchun mos bo‘lgan narsani tanlang, ya’ni, spirtli ichimliklar bo‘ladimi yoki yo‘qmi. Oldindan qanday go‘shtni buyurtma qilishingizni ham belgilab oling. Agar bu ziyofat bo‘lsa, unda og‘ir taomlar bo‘lmagani ma’qul.
Agar dasturxonni o‘zingiz tuzashga qaror qilsangiz, yaxshisi xaridlarni bozorda amalga oshiring. O‘rikzor va Chorsu kabi bozorlar ayni muddaodir.
Musiqa
Musiqa, albatta, har qanday tadbirda muhim ahamiyatga ega. Agar DJ yollasangiz, u bilan treklarni tanlash haqida maslahatlashing. Menyu tanlashdagi omillarni hisobga olish muhimdir.
Agar playlistni o‘zingiz mustaqil tayyorlasangiz, «B» rejasi uchun zaxirani unutmang. Turli janrdagi, xususan, ko‘proq sokin raqslar va klub musiqasidan iborat bir nechta playlistlar tuzing.
Konkurs va o‘yinlar
Ko‘pgina hollarda o‘yin va tanlovlarni boshlovchining o‘zi olib keladi. Agar uning rolini o‘zingiz bajarayotgan bo‘lsangiz, unda barcha harakatlaringizni oldindan puxta o‘ylab qo‘yishingiz kerak va biz bir nechtasini taklif qilishimiz mumkin.
Mehmonlarga taniqli ijrochilar va raqs guruhlarining qo‘shiq va tomoshalarini takrorlashlari kerak bo‘lgan raqs va musiqa battllari manzur bo‘ladi. Shuningdek, qo‘shiq va soundtracklarni topish o‘yini ham hammaga yoqadi.
Lekin unutmangki, o‘yinlar ham ma’lum bir maqsadga ega va ularni jiddiy sabablarsiz qo‘shishga hojat yo‘q. O‘yinlarning asosiy vazifasi – rasmiy qismni erkinlashtirish va tadbirga o‘zgacha muhit berishdir. Bundan tashqari, ular mehmonlarning erkin bo‘lishini ta’minlaydi va o‘zaro munosabatlarni yaxshilaydi.
Ziyofatning kulminatsiyasi
Har qanday ziyofatning muhim vaqti – bu odamlar raqsga tusha boshlagan payt, chunki har qanday ziyofat erkin o‘yin-kulgi va raqs bilan yakunlanishi kerak.
Mehmonlar barcha muammolarini unutib vaqtichog‘lik qilayotganini ko‘rganingizda, vaqtni behuda sarflamaganingizni tushunasiz.
Umid qilamizki, ushbu maslahatlar sizga tadbirni bekam-u ko‘st tashkil etishingizga yordam beradi. Shunga qaramay, qovun tushirsangiz, bizga yozing, yana bir ivent-maqola tashkillashtiramiz!
Muallif: Farzona Hamidova