Ивент-менеджер о том, как организовать незабываемый (читай: адекватный) праздник.
Организовать мероприятие — непросто. Вечеринку — тем более.
Если у вас намечается мероприятие, а обратиться к специалистам не позволяет бюджет, мы с Вячеславом Паком, ивентщиком с 6-летним стажем, составили чек-лист по тому, как не облажаться с организацией.
Подготовка к мероприятию
Основа любой вечеринки — её тематика. Без сценария и идеи она превращается в банальное “повеселиться”.
Поэтому в первую очередь нужно определить концепцию и прописать по пунктам и минутам весь сценарий.
После — переходить к поиску подрядчиков. Место проведения, ведущие, DJ и еда необязательно должны быть дорогими и пафосными. Главное, чтобы всё это сочеталось с вашей концепцией. Например, у вас вечеринка в стиле “Голливуд”, неважно какие у вас будут столы, главное, чтобы это вписывалось в тему. Именно поэтому продумывание идеи — самая важная часть организации.
Организация и определение целей
Организация должна начинаться с постановки целей, которые вы, как организатор, стремитесь достичь. Если цели нет, то мероприятие будет лишь пустой тратой денег и времени. Вечеринка не всегда несёт в себе задачу просто хорошо провести время. Это также инструмент нетворкинга и тимбилдинга. Правильно поставленные цели — это ваш чек-лист, который и определит успех мероприятия.
Во время организации обращайте внимание на детали. Именно детали могут испортить всё впечатление о празднике. Например, однажды я доверил проверку билетов на входе не совсем ответственному парня, из-за чего на мероприятие прошли чужие люди и случилась драка.
Советую мысленно прокрутить мероприятие от начала до конца, чтобы предугадать возможные ошибки. А вообще, если хочешь сделать что-то хорошо, сделай это сам, а если поручил кому-то, то проконтролируй и проверь.
Выбор места
Для вечеринки подойдёт любая локация, куда можно вместить всё необходимое оборудование. Сейчас, в пост-ковидные времена, стало популярным проводить open-air вечеринки и вечеринки у бассейна, особенно среди выпускников.
Но я всё-таки советую проводить вечеринки в ресторанах, ведь они полностью оборудованы для подобных мероприятий. Там исключается вероятность непредвиденных поломок оборудования и других технических неполадок.
Составление меню и оформление помещения
Едой и напитками занимается сам ресторан: они предоставляют среднее меню на персону в зависимости от ценового диапазона. Оформлением праздника также занимается само заведение, либо можно обратиться в специальные агентства по украшению.
Если вы оформляете своими руками, то прежде чем начинать, советую найти пару примеров оформления. Например, на том же пинтересте. Это сильно облегчит вам работу, ведь вы точно будете знать, что вам нужно и как это будет смотреться.
По вопросам меню важно помнить о своей аудитории, их предпочтениях и вкусах. Выбрать то, что подойдёт большинству, учитывая возраст, этническую принадлежность, интересы и пол гостей. То есть вы должны заранее определить, какое мясо заказываете, будет ли алкоголь и какой. Если это вечеринка, то блюда не должны быть тяжёлыми и т.д.
Если же вы решите оформлять столы своими силами, то закупаться лучше всего на оптовых базарах. Подойдут рынки по типу Урикзора и Чорсу.
Музыкальное сопровождение
Музыка, безусловно, важнейшее в любом мероприятии. Если вы нанимаете диджея, то проконсультируйтесь с ним по поводу выбора треков. Важно принимать во внимание факторы, что и при выборе меню.
Если же вы собираете плейлист самостоятельно, то нужно запастись планом «Б». Составьте несколько плейлистов из разных жанров, в частности побольше клубной музыки и музыки для медленных танцев.
Игры и конкурсы
В большинстве случаев игры и конкурсы приносит с собой ведущий. Но если его роль исполняете вы, то все активности нужно продумать заранее и мы можем предложить парочку своих.
Хорошо заходят танцевальные и музыкальные баттлы, в которых гости должны повторить номера известных исполнителей и танцевальных групп. Также всем нравится игра с угадыванием песен и саундтреков.
Но не стоит, забывать, что игры тоже несут в себе определённую цель и не нужно добавлять их без серьёзной на то причины. Главная задача конкурсов — разбавить формальную часть и придать мероприятию развлекательную атмосферу. Помимо этого они разбивают скованность и налаживают взаимодействие среди гостей.
Вишенка на торте
Изюминка любой вечеринки — это момент, когда люди начинают тусоваться, ведь любая вечеринка должна заканчиваться диким весельем и танцами.
Когда видишь, что гости начинают отрываться, забывая о всех проблемах, понимаешь, что потратил время не зря.
Надеемся, что эти советы помогут вам организовать мероприятие и не облажаться. Если же всё-таки облажаетесь, напишите нам, организуем ещё одну ивент-статью 🙂
Автор: Фарзона Хамидова